Inscription & Documents

• FICHE DE POSTE PRÉSIDENT

• Animer le club

• Représentation du club

• Organisation des AG en lien avec les membres du bureau

• Signature des contrats et conventions

• Arbitrages

• Lien avec les Organismes externes et recherches de financements (partenaires, mécènes…)

• Montage des dossiers de subventions

FICHE DE POSTE SECRÉTAIRE

•⁠  ⁠Veille et traitement des boites mails du club (générale et inscription) 

•⁠  ⁠Traitement des inscriptions et prises de licence sur le site de la FCD 

•⁠  ⁠Accueil physique et information des adhérents et futurs adhérents sur rendez-vous au secrétariat

•⁠  ⁠Courses diverses pour le club (produits entretien, fournitures papeterie, etc)

•⁠  ⁠Gestion des ventes de forfaits de ski à tarifs préférentiels : renouvellement des conventions de partenariat avec les SATA, passation des commandes, réception et enregistrement des supports, suivi des commandes et envoi postal ou remise des titres en main propre sur rendez-vous, gestion du retour des forfaits invendus ou non utilisés en fin de saison

•⁠  ⁠Pour le compte de la section ski enfants : demarchage des societes de transport pour devis et reservation du bus, recherche de budget, mecenat ou dons pour le financement de la section, négociation du prix des forfaits de ski enfants, prise des inscriptions et des licences FCD pour les enfants et les moniteurs federaux,

•⁠  ⁠Suivi des reservations du terrain de petanque (interim du responsable section petanque) 

•⁠  ⁠Mise à jour du site internet (partie généraliste)

FICHE DE POSTE TRÉSORIER

• Fonctionnement général: 

– Créer un budget en lien avec les différents responsables de section

– Enregistrer les encaissements et les dépenses

– Suivi des comptes bancaires

– Payer les factures  (quelques organismes nécessitent des paiement par chèque)

– Créer les adhésions sur HELLO ASSO avec les différents tarifs 

– Encaisser les adhésions quand il ne s’agit pas d’inscriptions par HELLO ASSO (dépôts de chèques, chèques vacances, passe-sport, et autres cotisations subventionnées)

– Effectuer les remboursements (annulations d’adhésions – suite perception de subventions)

– Etablir et présenter le bilan

• Si Section billetterie: 

– Créer les tarifs sur HELLO ASSO. 

– Payer les factures (1 fois par semaine sur la saison)

– Effectuer le décompte des forfaits payés

–  remboursement des forfaits restitués par les adhérents

• Si section ski enfants: – Vérifier avec chef de section le budget prévisionnel

– créer les tarifs sur HELLO ASSO

– Encaissement des adhésions quand il ne s’agit pas d’inscriptions par HELLO ASSO (dépôts de chèques, chèques vacances, passe-sport, et autres cotisations subventionnées)

– paiement des factures  (1 fois par semaine sur la saison)

Temps estimé 1 à 2 heures par semaine

FICHE DE POSTE RESPONSABLE MUSCULATION

• Vérification du matériel

• Inventaire

• Devis pour achat, entretien et réparation du matériel en lien avec trésorier

• Contact avec intervenants extérieurs

• Lien avec adhérents de la salle

• Lien avec adhérents qui s’occupent de l’entretien 

• ⁠Approvisionnement en papier absorbant et produit désinfectant de la salle de musculation

Temps estimé 1 heure toutes les deux semaines 

FICHE DE POSTE RESPONSABLE PÉTANQUE

• Vérification du matériel

• Organiser les entretiens

• Valider les réservations après notification des paiements

• Changement régulier du code du boitier

Temps estimé 30 minutes par semaine d’avril à octobre.

FICHE DE POSTE RESPONSABLE DE LA SECTION SKI 

1. AVANT LE DÉMARRAGE DE LA SAISON DE SKI

– Contact permanent avec les moniteurs de ski, majoritairement des civiles, pour entretenir les liens.

– Publicité pour la section auprès des militaires de la caserne, militaires du GGD38 et des extérieurs (écoles environnantes, entreprises voisines…).

– Maintenir le contact avec l’EPA Montbonnot St Martin et leur confier le matériel de ski du CSAG DS pour entretien (fartage, réparation de semelles …). Puis à l’automne convenir d’un jour pour que le responsable du matériel de ski de l’EPA amène les chaussures de ski en vue des séances d’essayages qui doivent intervenir courant décembre.

– Organiser les stages MF1 et MF2 pour les moniteurs de ski qui doivent être recyclés (en lien avec le secrétariat).

– Organiser et prévoir des séances d’essayage du matériel de ski à destination des enfants adhérents au club

– Procéder à la prise des licences FFS pour les moniteurs et enfants.

– À charge du secrétariat : Recherche éventuellement de budgets, mécénat ou dons pour le maintien de la section, contact avec la station de ski pour la négociation du prix des forfaits de ski, réalisation de devis pour le transport des enfants à la station. 

2. PENDANT LA SAISON DE SKI

– Organisation des sorties de ski

– Organisation du passage des médailles

3. APRÈS LA SAISON DE SKI

– Organisation de la remise des médailles 

– Restitution du matériel auprès de l’EPA et facturation